当前，我国保险业在单证和印章管理内控制度方面存在明显的薄弱环节，主要表现为制度不尽完善和制度执行不到位，导致存在重大的经营风险。究其缘由，主要是从业人员对内控制度的重要性和必要性认识不足，内控制度执行不力，相关信息技术建设滞后等原因。本文在对化解风险作出积极理论探索基础上，提出单证和印章管理风险防治的对策措施。
■ 秦辉
当前，一些保险公司部分基层单位由于有章不循、违章操作、组织结构简单、规章制度缺失、管理水平不高、法律法规意识淡薄，制度化、规范化、程序化管理水平差，加之平时不注重学习，想方设法打擦边球，管理随意性大等，造成了单证、印章管理粗放，也使得内部控制制度对部分分支机构经营行为缺乏必要的约束和监督，削弱了内部控制制度的监督制约效力，同时增加了保险公司经营风险和保险监管的难度。经从理论和实践上阐明自己发现问题、分析问题和解决问题的基本看法，及对化解相关风险做出理论探索的基础上，特提出单证和印章管理如何防治风险的对策措施。
(一)转变观念提高管理水平。一个公司的领导对内控机制的认识程度往往决定该企业内控制度实施的有效性。因此，首先应强化基层领导的内控意识，致力于端正领导者的思想认识，使之重视单证和印章管理内控制度建设，切实扭转其只重视业务发展，轻视内控制度建设的思想，真正做到“两手抓”，两手都要硬。并层层落实责任、指定专人负责，严格授权管理，坚持保管与使用相分离的制度，用机制约束人，用制度运行流程，切实提高单证和印章管理水平，有效防范经营风险。其次，要加强员工的思想政治工作，使之自觉贯彻执行单证和印章内控制度，有效规避和减少经营风险，努力杜绝各类案件的发生。此外，还要把管理水平、操作技能、规章制度、职业道德、法律知识等方面的培训有机地给合起来，实施科学管理。俗话说“十案九违章”，而防范案件最有效的途径就是要严格执行包括单证和印章管理在内的各项内控制度，通过内控制约机制，从源头上积极堵塞漏洞，不得图方便而违反制度。
(二)强化思想教育牢固树立风险意识。认真加强对干部员工的思想教育工作。一要充分认识干部员工思想素质在内部控制体系中的重要作用，有针对性地对干部员工进行思想教育，激励其爱岗敬业、勇于奉献的精神，使之常思贪欲之害、常怀律己之心，能够经受住权力、金钱的考验；二要加强对干部员工政治思想教育、职业道德教育、规章制度教育和业务技能培训，促使其主动抵制不规范的操作行为；三要将典型案例作为警示教育工作的重要内容，通过对典型案例的剖析，增强全体员工的法制意识、责任意识和安全防范意识，增强干部员工抵制诱惑和辨别是非的能力，增强员工做好安全工作的主动性和责任感，引导其自觉遵守各项法律法规和规章制度；四要牢固树立“以人为本”的理念，在加强人文关怀的基础上引导员工充分认识风险管理、内部控制、合规经营的重要性，努力提高干部员工职业道德水准，规范其职业行为，增强其拒腐防变的能力。
(三)加快网络经济时代保险企业前进的步伐。目前经济全球化和知识经济迅猛发展，保险企业利用保险市场中的现有模式和合作方式，将网络技术和业务网络流程设计进行整合与开发，可有利于合理配置资源；充分发挥信息技术在保险经营和监管中的作用，可使之促进保险经营现代化、管理精细化和资源利用高效化，更好地推进保险业务可持续、又好又快向前发展；为了强化对重要岗位、部位和环节的掌控，可把内控制度执行情况和防范经营风险密切结合起来，以加大监管力度，促进单证和印章管理等内控制度执行到位。此外，还可以利用网络信息，对各种保险单证、印章的管理权限以及单证的印制、保管、领用、传递等进行有效管控，发挥现代化信息技术网络的优势，对单证和印章使用进行电子化管理，合理设计单证和印章管理制度和流转渠道。
(四)严格遵守制度并提高创新能力。首先要培育遵守制度的企业文化。现代社会是法治社会，现代企业也要成为“法治企业”。人人皆应严格遵守企业的规章制度，企业也用现代的内控制度管控各项经营活动，发挥其保护、监督、制衡的作用。再次，保险企业要提高创新能力，不能满足现状，要善于解放思想、开动脑筋，实事求是、与时俱进，从新的高度、新的角度，不断提高企业的创新能力。改革创新是推动保险业发展的动力，保险企业要通过深化改革，推动自主创新，不断提高可持续发展的能力，用发展的思路和方法去发现新情况、解决新问题。
(五)建立循序渐进的三道监控防线。加强空白有价单证和印章管理还应强化保险单证防伪措施，妥善保管好业务单证、财务单证和印章，并确保对单证印制、保管、发放、领用、核销等重要环节和全流程实行严格的风险管控跟踪。对此，我们建议要建立循序渐进的三道监控防线，即：一道防线：以业务岗位人员自觉遵守各项规章制度为基础，强化各业务部门及各岗位的自我监督和自我控制；二道防线：相关部门、相关岗位之间相互监督和相互制约；三道防线：内部稽核审计部门进行再管理、再监督，积极防范和化解由于工作失误、道德风险、制度缺陷等原因产生的风险。同时，在单证管理中还要实施和进一步落实“四专”、“五把好”。即：单证、印章专人领用、专人使用、专人注销(号)、专人保管。把好“单证、印章领用关”，及时纳入领用保管登记；把好“印章审批关”，严格审批手续和授权管理，坚持保管与使用相分离的制度，未经主管领导批准，任何人不得擅自使用单位印章；把好“单证规范使用关”，除系统自动控制的单证外，对系统非自动控制的单证按日、逐份、按序进行使用，严禁跳号使用单证；把好“单证、印章交叉注销关”，严格实行管证人不用证、用证人不注销(号)的原则，建立单证销号和印章注销登记簿，对已使用、作废、停用、丢失单证进行及时、全部登记，并立即登录单证系统同步核销；把好 “单证、印章交接关”，必须严格执行管理制度，印章不得外借，用毕应立即放入保险柜或安全的地方，保管人员在工作变更时，必须做好相关的移交手续，同时将保管的空白单证、其他重要物品和印章全部交接清楚。
(六)建立科学化、规范化、制度化管理体系。各级保险机构要严格按照科学化、规范化、制度化的要求，使单证管理系统形成链接资金管理与信息管理之间的纽带；要将单证的印制、保管、领用、流转、以及根据单证进行资金收付及数据录入等一系列程序和制度整合为统一的管理体系；严格执行单证、印章管理制度，做到一丝不苟，不流于形式，做好单证、印章管理。建立事前、事中、事后的管理模式，保证单证、印章从制作、使用、核销等全流程都有人管理和监控，以有效防范保险企业在单证和印章管理方面存在的风险。鉴于单证、印章使用过程中管理的重要性，笔者以为，必须建立严格的管理流程和监控制度，尤其应当以准确反映真实情况为抓手。首先，明确管理责任，建立层层负责、一级抓一级的单证、印章管理责任追究制度。其二，建立严格的审批和登记制度，对领用的单证、印章，必须记录领用时间、领用数量、单证流水号、领用单位和领用人，要进行严格的审批和登记。其三，各单证、印章管理部门和使用部门应填制相关的表格，以此记载单证、印章的使用情况，对单证入库、出库、使用、作废、销毁等具体情况，以及领取各类单证的情况，确保帐实相符。其四，严格执行代理协议中规定代理机构必须做到的单证领用、使用、回收时间之约定，努力规避经营风险。其五，建立登记衔接移交制度。遇有单证、印章保管员变动工作岗位的，应按照相关规定，及时将所保管的单证、印章交接清楚后方可离岗。
(七)进一步加大监督检查工作力度。随着社会的发展，各保险企业的经营理念亦随之发生深刻变化，更加注重集约化经营和内控管理。企业要通过深化内部的改革创新，建立和完善各业务环节的顺畅运行流程以及各职能部门之间相互监督制衡的内控机制，积极构建业务流程、授权经营、审计监督、效能监察“四位一体”的监督约束机制，可做到效能监察制度化、审计监督经常化、财务监督规范化，切实保证内控制度落实到位。因此，充分发挥内审、纪检监察部门在防范风险方面的作用，可提高风险防范的实效性。此外，保险企业还应将监督的关口前移，从事后查处为主转向事前监督为主；要强化“中心意识”，从体制、机制、法制方面入手，抓好内控管理，强化自身建设；要结合实际抓好治理商业贿赂专项工作，在保险企业经营管理机制、内部监督制约机制、企业经营管理人员激励机制等方面加强管控，着力防范和化解风险。
（作者单位：人保财险四川省分公司监审部）
