■ 梁祚山
随着企业改革的不断深化和经营机制的转变，企业办公室工作变得更加繁重、复杂。从以往单纯的事务性工作，正逐步向参谋、协调、督办、服务职能方面发展。在这种新形势下，如何创造性地做好企业办公室工作，提高办公室工作水平和服务质量，成为办公室工作的一个重点。实践中，我们认为，解决好这个问题的关键是建立一支精干高效的办公室队伍，从人员选拔、业务能力、制度管理等方面加强办公室队伍建设。只有这样，才能适应不断变化的形势需要。
(一)配齐办公室秘书人员，是搞好办公室工作的基本保证。
人员少、事情多、秘书队伍不稳是当前企业办公室存在的一种较普遍的现象。造成这种状况的主要原因:
一是专业秘书匮乏。企业秘书大多是“半路出家”，他们中绝大部分都是从企业内部挑选出来的“秀才”，虽有一定的文字功底和某方面的专长，但是由于缺乏必要的、正规的、系统的专业理论知识学习，面对大量复杂的办公室工作，只能是边干、边学、边实践、边摸索，不能很快进人角色，对领导交办的工作，缺乏主动性和超前性，只能是被动和服从地去完成。
二是缺乏一套秘书工作激励机制。只注意选拔，不重视提拔使用，是困挠秘书进一步成长的一个重要因素。办公室秘书长期在领导身边工作，与领导之间在思维方式、工作习惯等诸多方面形成一种默契，使领导觉得离不开。工作越是干得出色的同志，领导越是舍不得“放他一码”，交流到别处去，更谈不上委以重任，使许多很有作为的秘书只能默默无闻地在办公室奉献一生。这就使得部分有才华的同志不愿到办公室工作。正可谓是“没本事的干不了，有本事的不愿干”。
三是办公室工作繁杂。无论事务还是政务，事件庞杂，应接不暇，秘书根本无暇钻研专业知识，制约了他们的业务能力和工作水平进一步提高。改变目前这种状况的途径主要应从两方面着手:一方面选好苗子，充实办公室秘书队伍;另一方面及时考察上位子，建立办公室秘书选拔、考核、使用机制，对有才华的秘书人员大胆提拔使用，调动企业办公室秘书的工作积极性。
(二)加强秘书队伍建设，努力提高秘书人员素质，是搞好办公室工作的关键。
大量新人进人办公室，需要尽快熟悉业务。同时，老同志也有一个知识更新的问题。尤其是在市场经济中，为领导经营决策出谋划策，必须具有较高的理论修养、业务水平和应变能力才行。因此，应从专业能力和工作作风两个方面加强人员的素质培养，使新老秘书都能做到业务技术熟练，办事精明能干，作风严谨扎实。
业务能力强，特别是办文质量高，是衡量一个办公室工作水平和能力高低的重要因素。就目前企业办公室情况看，应着力从以下四点人手：
第一进行专业培训。在鼓励自学的基础上，采取送外培训，学习深造的方法，提高秘书人员的写作技能。
第二是采取传帮带方法，使年轻秘书尽快成长。办公室年龄较大的同志，从事写作经历长，写作能力强，工作经验丰富，写起文章得心应手，而对于刚进办公室从事“办文”的秘书来说，不可能做到这样。因此，不能急于求成，可采取新老搭配，优势互补的办法，对年轻同志加以培养和锻炼。开始可以先了解情况，写写简单的信息。待情况熟悉后，新老同志一块悟文章的路子，搭框架结构，年轻同志完成材料的写作，由老同志把关。经过一段时间的锻炼，使年轻同志逐步上路，到独立完成写作。这样，从简单到复杂，从写信息到综合材料，循序渐进。
第三是有意识压担子，让秘书人员在工作中得到充分锻炼。材料是压出来的，只有在实践中多写多练，才能促进写作水平的不断提高。因此，一方面对业务骨干，增加工作量，对各种类型的文字材料都应该有所接触。对布置的任务，规定时间，只准提前，不准拖后;另一方面，对办公室出手的材料质量要求要高，做到语言精炼，主题鲜明，数字准确，情况真实。
第四是积极创造学习和钻研业务知识的风气，开展业务理论研究，帮助和促进秘书人员活跃思想，提高技能。办公室领导应该经常与秘书人员交谈，及时把领导对有关工作的意图、见解、想法告诉其他同志，有利于秘书把领导的想法融会在文章之中，提高办文质量和效果，使领导满意。
(三)加强办公室内部管理，使办公室工作规范化、制度化，是搞好办公室工作的保障。
办公室工作虽然繁杂，但也有其规律性可寻，特别是一些具有相对固定的程序和办理方式的事务，如文书处理、信息传递、会务安排、信访接待等，有它相应的运作程序，在工作中，应该加以规范化、制度化。近年来，我们单位相继制定并完善了办公室秘书工作管理制度十四项。
在公文管理上，严把审核关，在送经领导审阅、签字之前，必须先由办公室文书专人审查把关。一是把好内容关，看行文内容是否与上级文件有抵触，是否符合政策，是否有行文的必要;二是把好文字关。看文件的论述是否严密合理，文句是否通顺精练，标点符号是否正确等，这样，既堵住“文山”，又促进公文质量和办事效率的提高。
在接待管理上，针对目前企业对内、对外经济交流日益频繁的情况，建立接待的工作程序和规定。坚持按照分层次，接等级，内外有别，订标准的原则办事，使接待工作有章可循。
在岗位专责管理上，制定办公室岗位责任制，根据办公室工作性质，分别制定办公室主任、副主任、秘书、文书、信访、接待等专责，明确各岗位职责，订出考核办法和措施，使办公室人员各司其职，各负其责。
（作者单位：山东能源肥矿集团梁宝寺公司党务工作部）
