针对现在办公室管理中存在工作人员责任心不强，积极性不高、分工不明确、工作压力大和人员素质有待提高等问题，窃认为，办公室管理部门应从提高工作人员思想认识、健全规章制度、鼓励探索新工作方式、提高管理人员综合素质和改善办公条件等方面入手，提高办公室的工作效率。
□ 邓永爱
一、办公室的职能
办公室作为一个综合性的管理部门，它起着上传下达、沟通左右、保证单位工作正常运作的作用。
（一）上传下达、检查监督与综合协调
办公室既是领导对内开展工作的指挥中心，又是对外接受各职能部门工作任务的“桥梁和纽带”，发挥着承上启下、协调左右、联络内外的中心枢纽作用。对于领导交办的事项，办公室要认真落实，并就任务的实施情况进行检查监督，并及时向领导汇报完成情况，保证各项管理目标的实现；针对相关部门提出的意见和建议，办公室要及时汇总，向领导反馈，并将领导的批示传达给相关部门。
（二）辅助决策，服务领导
办公室在执行领导下达的任务过程中，接触面广，信息量大，要能够准确把握企业发展过程中存在的问题、员工工作的重点和难点。
办公室除了协助领导处理日常党务、政务工作之外，还应当当好领导的参谋，为领导献言献计、出谋划策，为领导制定合理有效的政策提供信息和建议，促进企业发展。
（三）做好后勤，服务员工
办公室工作千头万绪，一言以蔽之就是服务。除了协调工作、服务领导之外，办公室还要承担会议安排、人事聘任、物资采购、重要文件收发、接待各种来访、组织学院相关活动等事务，如此繁杂的事务就要求办公室工作人员能够各司其职、忙而不乱，把服务工作做到尽善尽美。
（四）对外窗口职能
办公室还负责学院对内、对外宣传工作；负责回答职工疑问；组织、协助院领导接待重要来访，处理信访等。
二、办公室管理中存在的问题
（一）工作人员的责任心不强，积极性不高
由于办公室的工作比较零碎，很多人认为这仅仅是跑腿打杂的事务，没有技术含量，谁都可以胜任。在工作态度方面，有些工作人员自身工作抱着“不求有功，但求无过”的心态，认为“多做多错、少做少错，不做无错”，工作上只是被动地完成领导交给的事务，积极性不高。
（二）管理人员不足，工作压力大
随着企业规模的扩大，办公室所承担的日常管理工作大幅增加，加上办公室作为有关部门任务下达的终端、各项信息收集的初端，工作量大、任务之繁重可见一斑。
（三）管理人员素质有待提高
目前，办公室人员来源途径多种多样，学历参差不齐的现象，单位没能定期对办公室管理人员进行相应的技能培训。诸多原因导致办公室管理人员的素质不高，无法满足企业快速发展对工作人员能力的要求。
三、 提高办公室工作效率的途径
根据本文对办公室职能的定位和目前办公室管理中存在的主要问题的分析，提高办公室的工作效率，应该从以下方面入手：
（一）变被动为主动，提高服务意识
首先，办公室人员要增强自己的服务意识，要清楚地认识到自己工作的价值是通过服务体现出来的，要变被动的服务为主动服务，主动承担起自己的参谋助手职能，认真调查、收集、筛选、分析对企业发展有价值的信息，供领导研究，为领导献计献策。同时，也要主动地为全体职工服务，使服务工作既及时周到又不出差错。
（二）建立制度，形成良性运作机制
办公室工作要适应改革的需要，一是必须加强制度化建设，使员工有章可循，有章可依。二是制定完备的工作程序，照章办事。面对如此繁琐的日常工作，如果没有一个合理的工作程序，很容易导致事倍功半、效率低下，所以必须对办公室的工作程序有一个明确的规范，才能做到有条不紊，忙而不乱。三是鼓励先进，惩罚落后，调动职工工作积极性。能否调动员工的积极性，是提高整个企业办事效率的前提，因此领导要善于激励，赏罚分明，并将它上升到规章制度，在工作中通过某种外部的激励，激发被管理者的工作积极性。
（三）努力提高管理人员的综合素质
员工的素质直接决定工作效率与质量，作为办公室工作的执行者，他们必须具备以下方面的素质：良好的政治修养，良好的沟通能力和协调能力，良好的文件管理能力，较强的文字功底，能够熟练操作计算机，扎实的专业知识等，部分办公室管理人员缺乏相应的技能，所以对这些人员进行专业技能培训就显得格外重要，通过培训补上高等教育理论、行政管理或计算机专业知识，提高工作人员的整体素质。另外，尽快推广管理职员制度，根据管理干部的资历和实际工作能力，合理确定管理人员的级别，对不同级别、不同岗位的工作人员，提出不同的岗位要求和工作内容，进行规范管理。
（四）“软硬兼施”，运用现代化办公设备
办公现代化是高等教育改革与发展的需要，它直接推进了办公室工作的科学化，也提高了办公室的工作效率，可为学校节省大量人为和物力。先进和办公条件可以加快信息的传递速度，降低传递成本。总之，办公室人员要自觉树立现代管理意识，通过自身的学习，努力适应现代化的办公手段，推进无纸化办公，最大限度地提高工作效率。
结论：
随着企业规模的扩大，机构设置会越来越多，这对企业的综合管理部门来说是一个挑战。如何应对这个挑战，协调好各个部门之间的关系，做好服务工作是摆在管理者面前的一个难题。本文从办公室管理中存在的问题入手，有针对性地提出提高工作效率的途径，希望能为决策者提供一些参考。
