刘瑞敏
精益意识树立：修炼自我 主动作为 提升意识
企业档案管理人员需充分认识到精益管理对于档案工作提升质量与效率的意义，主动学习精益管理理论知识，全面掌握价值流分析、5S管理及持续改进等关键方法，通过踊跃参与行业主管部门举办的精益管理专题培训、企业内部精益管理研讨会等多种学习活动，将消除浪费、持续改进等精益理念深植内心。
档案管理人员要树立终身学习观念，定期参与档案主管部门组织的岗位培训，全面系统学习档案管理新规范与新技术，认真完成继续教育课程，及时了解并掌握档案领域前沿动态，积极主动参与档案学术交流活动，与同行切磋业务、分享经验。
企业应构建完备的兼职档案员培训体系，采用“理论+实践”培训模式。一方面，聘请高校档案专业教授或行业专家开展档案基础知识讲座，重点讲解档案法律法规、归档范围及整理规范等内容；另一方面，组织业务骨干前往基层单位开展实操指导，通过现场演示、案例教学等形式强化兼职档案员的动手能力。
精益管理执行：制定计划 强化监督 不断改进
企业档案管理部门在档案接收、整理及上架等全流程业务链中，应推行档案接收上架动态管理表，实时记录每一批次档案的接收时间、整理进展等信息，形成可视化工作台账。通过动态监控档案接收整理周期，可确保各环节衔接顺畅，避免因流程滞后导致档案积压。同时，运用信息化手段开展数据统计分析，定期生成档案流转效率报告，清晰呈现全年工作进度，实现流程可控制、进度可查询、责任可监督，从根源上解决档案积存问题。
为切实保障归档计划落地，企业档案管理部门需构建归档节点智能提醒机制。当年度、季度及月度归档任务临近截止时间时，通过系统自动推送、邮件或短信等形式，向责任单位发送提醒，督促其按时完成归档工作；每半年及年末，统计全单位归档率并在内部平台发布通报，对归档率高的单位予以表扬，对滞后单位进行督促，形成良性竞争机制。
精益制度保障：完善制度 明确职责 规范管理
企业档案部门需强化统筹规划，在全面梳理档案收集、整理、归档、保管及利用等全流程工作环节后，明确精益管理目标，细化分解工作任务，编制一套系统且具备可操作性的档案精益管理工作实施方案。
为契合档案精益管理新要求，企业需持续推进档案制度体系完善工作：重点优化档案管理流程与标准；编制并发布《电子文件管理办法》等专项制度，清晰明确电子文件全生命周期管理要求及各环节责任分工；构建并完善档案管理报表体系，制定并施行档案周报表、月报表制度，动态跟踪档案管理进展；完善档案接收上架登记表等基础台账，实现档案流转全过程可追溯。
（作者单位：鄂尔多斯市融媒文化发展有限公司）
